Politik for whistleblowerordning
1 Baggrund
1.1 InstallatørGruppen er forpligtet til at etablere en whistleblowerordning, jf. lov om beskyttelse af whistleblowere. Whistleblower er jf. lovens § 8 beskyttet mod repressalier, herunder også trussel eller forsøg på repressalier ligesom whistleblower ikke må hindres eller forsøges hindret i at foretage en indberetning.
1.2 Formålet med whistleblowerordningen er – udover at møde ovennævnte lovkrav – at skabe tryghed for, at der tages hånd om alvorlige forhold, og for at undgå, at vores medarbejdere eller ledelsesmedlemmer tilbageholder oplysninger om alvorlige forhold relateret til InstallatørGruppen. Ordningen har ligeledes til formål at sikre, at der kan ske indberetning af alvorlige forhold indenfor rammerne af lovgivningen og InstallatørGruppen retningslinjer.
1.3 Denne politik indeholder en nærmere beskrivelse af whistleblowerordningen og de personoplysninger, der kan behandles via ordningen. Hvis du har spørgsmål, kan du kontakte ESG Officer på mail whistleblower@installatorgruppen.dk.
2 Dataansvar og håndtering af indberetninger
2.1 InstallatørGruppen er dataansvarlig for behandling af oplysninger om de personer, der er omfattet af de indberetninger, som vi modtager. Vores kontaktoplysninger er whistleblower@installatorgruppen.dk.
2.2 Se nærmere om InstallatørGruppens behandling af personoplysninger under afsnittet “Behandling af personoplysninger” nedenfor.
3 Hvilke forhold kan indberettes?
3.1 Der kan ske indberetning i tilfælde, hvor der er tale om faktiske eller potentielle overtrædelser af lovgivningen (herunder EU-lovgivningen) samt forsøg på at skjule sådanne overtrædelser, eller mistanke herom. Dette kan fx være oplysninger om følgende:
Strafbare forhold, herunder økonomisk kriminalitet, fx bedrageri, dokumentfalsk og lign.
Overtrædelse af den finansielle lovgivning, herunder hvidvaskreglerne, bestikkelse eller korruption
Overtrædelse af databeskyttelsesreglerne, herunder databeskyttelsesforordningen (“GDPR”)
Overtrædelse af konkurrence- og udbudsreglerne
Uregelmæssigheder på områderne regnskabsføring, intern regnskabskontrol eller revision
4 Hvilke forhold er ikke omfattet af ordningen?
4.1 Indberetninger om eget ansættelsesforhold er som udgangspunkt ikke omfattet af whistleblowerordningen, medmindre indberetningen vedrører en alvorlig lovovertrædelse eller et andet alvorligt forhold, fx seksuel chikane, andre former for grov chikane (såsom diskrimination på grund af race eller politisk eller religiøst tilhørsforhold), eller andre grove, personrelaterede konflikter på arbejdspladsen.
4.2 Rent HR-relaterede forhold som fx utilfredshed med løn eller samarbejdsvanskeligheder kan heller ikke indberettes, da sådanne forhold skal håndteres via de normale kommunikationsveje, dvs. HR eller nærmeste leder.
4.3 Der kan desuden ikke indberettes mindre alvorlige overtrædelser af de interne retningslinjer, herunder reglerne om sygefravær, alkohol, påklædning, privat brug af kontorartikler mv. og oplysninger om andre medarbejderrelaterede konflikter på arbejdspladsen. I sådanne tilfælde skal de normale kommunikationsveje også benyttes.
4.4 Der må ikke bevidst indberettes falske anklager mod eller afgives urigtige oplysninger om andre. Falske anklager og urigtige oplysninger kan få erstatningsretlige, strafferetlige og/eller ansættelsesretlige konsekvenser, hvis der foretages en indberetning mod bedre vidende.
5 Hvem kan indberette?
5.1 Det er kun InstallatørGruppens medarbejdere, bestyrelsesmedlemmer og andre, der er tilknyttet InstallatørGruppen, som kan foretage en indberetning til whistleblowerordningen. Indberetningerne screenes ved modtagelse for i videst muligt omfang at sikre, at det alene er ovenstående persongrupper, der har foretaget dem.
6 Hvordan indberetter man?
6.1 Der kan ske indberetning til whistleblowerordningen på følgende måder:
6.2
6.3 Indberetning via whistleblowerplatform
Både skriftlig og mundtlig indberetning kan ske via whistleblowerplatformen tilgængelig på https://whistleblowersoftware.com/secure/installatoergruppen
Whistleblowerordningen håndteres i samarbejde med en ekstern tredjepart, PwC Statsautoriseret Revisionspartnerselskab. PwC er et uafhængigt revisions-, skatte- og rådgivningsfirma, som på vegne af InstallatørGruppen modtager indberetninger for at sikre en uafhængig kanal for whistleblowere, der foretager indberetning om overtrædelser. Alle indberetninger modtages af PwC, som indledningsvis vurderer, om den pågældende indberetning falder under whistleblowerordningen. PwC vil herefter foretage en habilitetsvurdering, som skal afdække, hvem der kan håndtere indberetningen i Installatørgruppen, så indberetningen kan behandles af en upartisk og kompetent person i Installatørgruppen og dermed ikke videresendes til en person, som indberetningen vedrører direkte eller indirekte, eller hvor der kan være risiko for interessekonflikt.
PwC foretager indledningsvis en vurdering af, om forholdene i indberetningen er omfattet af whistleblowerordningen og foretager en vurdering af, om ESG Officer i InstallatørGruppen er habil og kan behandle indberetningen.
o Hvis indberetningen vedrører ESG Officer i InstallatørGruppen, hvis vedkommende er inhabil, eller der i øvrigt er risiko for interessekonflikt i forhold til den konkrete indberetning, videresendes indberetningen i stedet til CEO’en i InstallatørGruppen.
o Hvis indberetningen vedrører CEO’en, hvis vedkommende er inhabil, eller der i øvrigt er risiko for interessekonflikt i forhold til den konkrete indberetning, videresendes indberetningen i stedet til bestyrelsesformanden i InstallatørGruppen.
o Således kan det sikres, at indberetningen behandles af en upartisk, uafhængig og kompetent person i InstallatørGruppen.
6.4 Indberetning til Datatilsynet
- Indberetninger kan – foruden InstallatørGruppens whistleblowerordning – også ske til Datatilsynets eksterne whistleblowerordning. Indberetninger hertil sker via www.whistleblower.dk. Vi opfordrer dog til, at InstallatørGruppens whistleblowerordning benyttes, hvor indberetningen kan imødegås internt, og hvor whistlebloweren vurderer, at der ikke er risiko for repressalier.
7 Hvordan behandles indberetninger?
7.1 Indberetninger modtages af ESG enheden, som udgør InstallatørGruppens whistleblowerenhed. Dette sikrer, at indberetninger håndteres fortroligt.
7.2 Fortrolig behandling
7.3 De personer, der er udpeget til at modtage og følge op på indberetninger, har tavshedspligt med hensyn til oplysninger, der indgår heri. Det gælder også andre personer, der får kendskab til oplysningerne.
7.4 Oplysninger om whistleblowerens identitet og andre oplysninger, som identiteten direkte eller indirekte kan udledes af, må ikke uden whistleblowerens udtrykkelige samtykke videregives til andre end autoriserede medarbejdere, der er kompetente til at modtage eller følge op på indberetninger.
7.5 Andre oplysninger fra indberetninger end de oplysninger, der er nævnt ovenfor, må kun videregives til andre end den, der er udpeget til at modtage og følge op på indberetninger, jf. pkt. 7, når det sker som led i opfølgning på en indberetning eller for at imødegå den eller de indberettede overtrædelser.
7.6 Håndtering af indberetninger
7.7 Vi foretager en indledende vurdering af indberetningen. Hvis indberetningen ikke er omfattet af ordningen, foretages der ingen yderligere opfølgning, og whistlebloweren oplyses herom. Herefter slettes indberetningen omgående.
7.8 Hvis det vurderes, at indberetningen er omfattet af ordningen, bliver der iværksæt en nærmere undersøgelse, hvor relevante personer i InstallatørGruppen efter omstændighederne kan inddrages. Afhængig af resultatet af undersøgelsen, tages der stilling til, hvilke skridt der skal tages, herunder om der skal indhentes yderligere information (hvis muligt), ske politianmeldelse (eller inddragelse af andre myndigheder) samt om undersøgelsen skal have eventuelle ansættelsesretlige konsekvenser mv.
7.9 Hvis der foretages anmeldelse til politi (eller andre relevante myndigheder), slettes oplysningerne som udgangspunkt straks efter afslutning af sagen hos de pågældende myndigheder, jf. dog nedenfor.
7.10 Hvis der på baggrund af de indsamlede oplysninger gennemføres en disciplinær sanktion over for den indberettede medarbejder, eller der i øvrigt foreligger grunde til, at det er sagligt og nødvendigt fortsat at opbevare oplysninger om medarbejderen, vil oplysningerne blive opbevaret på den pågældendes personalesag.
7.11 Det bemærkes, at der i mange tilfælde ikke vil kunne ske en tilbagemelding til whistlebloweren om indberetningens konsekvenser mv. Dette skyldes, at indberetningen ofte vil føre til en behandling af fortrolige oplysninger eller personoplysninger om indberettede eller andre, som ikke kan deles med whistlebloweren.
8 Behandling af personoplysninger
8.1 De personer, der behandles oplysninger om, har efter GDPR en række rettigheder i forbindelse med behandlingen. I overensstemmelse med databeskyttelseslovgivningen vil de personer, der behandles oplysninger om, derfor som udgangspunkt have ret til at blive underrettet herom. Det følger dog af lov om beskyttelse af whistleblowere, at den, der er udpeget til at modtage og følge op på indberetninger (whistleblowerenheden), har tavshedspligt med hensyn til oplysninger, der indgår heri. Tavshedspligten finder tilsvarende anvendelse for personer, der ved videregivelse får kendskab til oplysningerne.
8.2 Som bilag 1 vedlægges information om behandling af personoplysninger i forbindelse med whistleblowerindberetninger. Beskrivelsen er gjort digitalt tilgængelig for alle medarbejdere, ligesom beskrivelsen udleveres (digitalt) til nye medarbejdere i forbindelse med ansættelsens påbegyndelse. Privatlivspolitikken kan endvidere udleveres (digitalt) ved henvendelse tilwhistleblower@installatorgruppen.dk.
8.3 Der kan læses mere om databeskyttelseslovgivningen og dine rettigheder på Datatilsynets hjemmeside, www.datatilsynet.dk.
9 Særligt for virksomheder med under 50 medarbejdere (frivillige ordninger)
9.1 For virksomheder under InstallatørGruppen med mindre end 50 medarbejdere etableres whistleblowerordningen som en frivillig ordning. Ordningen etableres i videst muligt omfang i overensstemmelse med de regler, der følger af lov om beskyttelse af whistleblowere.
9.2 Det er ved etablering af en frivillig ordning ikke muligt at behandle særlige kategorier af personoplysninger med mindre disse oplysninger vedrører whistlebloweren selv og i det tilfælde alene i det omfang whistlebloweren ved indberetningen giver sit samtykke til behandling af disse personoplysninger.
9.3 Det er ikke muligt for whistlebloweren, at foretage indberetning om særlige kategorier af personoplysninger om andre, som også beskrevet under pkt. 9.2.
9.4 Særlige kategorier af personoplysninger er fastsat i Persondataforordningens artikel 9, stk. 1 og omfatter følgende:
a) Oplysninger om race eller etnicitet
b) Oplysninger om politisk, religiøst eller filosofisk overbevisning
c) Oplysninger om fagforeningsmæssige tilhørsforhold
d) Oplysninger om genetiske data
e) Oplysninger om biometriske data med det formål at identificere en fysisk person
f) Helbredsoplysninger
g) Oplysninger om en fysisk persons seksuelle forhold eller seksuelle orientering
10 Tilsidesættelse af denne politik
10.1 Manglende overholdelse af retningslinjerne angivet i denne politik kan medføre ansættelsesretlige konsekvenser, herunder advarsel, opsigelse og i yderste fald bortvisning.
Bilag 1
